L’événementiel : une nécessité, un besoin social
Depuis le mois de mai où le déconfinement fut décidé par le président, c’est avec une joie non dissimulée que chacun reprend goût à la liberté et au plaisir de retrouver ses habitudes professionnelles et personnelles.
Certes notre quotidien est quelque peu réinventé avec la mise en place de mesures sanitaires nationales anti- covid 19 : transports, organisation des rythmes et des espaces .de travail, activités telles que les salles de sport, mais pour autant cela ne saurait remettre en cause notre besoin profond d'être ensemble, de nous retrouver. Un besoin qui semble plus fort que jamais après une période de confinement éprouvante psychologiquement.
Dans un contexte où l’information est aussi disparate qu'évolutive, il nous semblait important en tant que 1ère market place de l'événementiel BTB de vous informer sur ce vous pouvez faire d’un point de vue légal depuis que la France et Paris sont passés en zone verte. Quelles sont les nouvelles normes sanitaires à respecter ? Quelles sont les alternatives innovantes à l’événementiel présentiel ? Autant de questions auxquelles nous allons répondre dans ce nouvel article pour vous dresser un état des lieux des perspectives évènementielles avant la rentrée.
Covid 19 & évènementiel : Une reprise dès juin 2020
Alors que les organisations professionnelles ont transmis le 19 juin une lettre ouverte au gouvernement demandant au premier ministre de communiquer de façon claire au sujet de la possibilité d’une reprise des événements professionnels, les voyants sanitaires étant ouverts, nous vous proposons d’éclaircir votre horizon sur la question de ce qui est légalement possible suite à la sortie de divers décrets et communications conditionnant le calendrier du second semestre 2020.
Commençons par ce qui représente en volume le plus grand nombre des événements d'entreprise à savoir les conventions, séminaires, soirées, conférences, réunions et présentations internes et externes catégorisées type L dans le jargon évènementiel.
Suite au décret du 14 juin dernier, ceux-ci sont autorisés en zone verte donc à ce jour dans toute la Frances et de nombreux pays européens. Il vous faudra suivre les recommandations sanitaires sur lesquelles s’engagent fortement nos partenaires lieux et prestataires afin d’assurer une reprise de l’activité le plus rapidement possible et ceci dans les meilleures conditions pour satisfaire aux exigences des clients btb.
Concernant les événements type T : expositions, salons, foires moins nombreux mais réunissant plusieurs centaines voir milliers de personne, ils pourront reprendront dès le 1er septembre suite au communiqué de presse transmis par le service de communication du premier ministre. Cette réactivation sera célébrée comme il se doit lors du salon Heavent se tenant bi- annuellement entre Paris et Cannes et dont les prochaines éditions se dérouleront le 1& 2 septembre à Cannes et du 3 au 5 novembre à Paris pour 2020.
Rentrée évènementielle : Les normes sanitaires anti-covid 19
La team MYevent est ravie de pouvoir de nouveau vous accompagner sur tous vos projets évènementiels pour booster votre activité et soutenir la reprise économique. Cependant, celle-ci doit se faire dans le respect des normes sanitaires car assurer la protection de la santé de tous les français et limiter les risques d’une seconde crise reste la priorité
Pour ce faire, découvrons ensemble les normes sanitaires clés sur lesquelles ont travaillé nos partenaires lieux & prestataires pour que vous puissiez organiser vos événements professionnels. Ces normes ont été catégorisées en 6 axes : accès au site, Information visiteurs sur les consignes, conditions d’intervention, distanciation physique, limitation des points de contacts, gestion des flux. Les principales couvrant ces 6 axes sont les suivantes :
- Calibrer et contrôler les capacités d’accueil en instantané grâce à un système de comptage et assurer la mise à disposition de gel hydroalcoolique et de masques
- Organiser le flux du public avec entrée/ sortie distinctes, escalier sens unique
- Mettre un marquage au sol pour respecter la distance en particulier si forte affluence
- Communiquer en amont et pendant l’événement sur les consignes (site internet ou site de l’événement)
- Maximiser la mise en oeuvre des opérations hors du site de l’événement
- Renforcer le nettoyage des espaces, privilégier les billeteries en ligne ou badges imprimés hors site
- Équiper les salariés des sites : accueil, vestiaire en contact avec de nombreux visiteurs ( visières, masques, lunettes
Cette liste non exhaustive met en avant les normes majeures étant essentiellement de la responsabilité des sites d'accueil événementiel à l’exception du calibrage du nombre d’invités en instantané par rapport à la surface et la mise en oeuvre des opérations qu’il convient de limiter sur le site de l'événement dans la mesure du possible.
Dans le cas où vous souhaiteriez avoir la liste complète des normes sanitaires, celle- ci est disponible sur le site de l’UNIMEV, Union Francaise des métiers de l’évènementiel.
Nos experts MYevent sont à votre disposition pour vous informer sur les normes sanitaires, les lieux et prestataires disponibles pour organiser votre événement en toute sérénité. Parmi ceux-ci un nouvel espace parisien idéal pour vos événements internes et visitable en 3d sur notre plateforme.
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L’événementiel digitalisé une alternative au présentiel
Si l’événementiel présentiel est clé dans certains contextes tels que des événements externes : lancements de produits, conventions clients, il peut se digitaliser plus facilement pour des événements internes : conventions, séminaires, réunions collaborateurs.
Pour autant, nous connaissons les limites des réunions digitalisées telles que la réduction de l’attention, de la concentration et de la mémorisation. C’est pourquoi, nous vous livrons quelques conseils pour vous assurer le succès de vos évènements digitalisés.
Pour découvrir tous nos lieux de réunions pour organiser un évènement digitalisé en dehors de vos bureaux :
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Nombreuses sont les solutions digitales, le choix final dépendra de 3 critères : la localisation des intervenants, du type d’événement et du contenu. Si nous sommes maintenant tous initiés au 100% digital via des plateformes telle que zoom, microsoft teams qui ont vu leurs utilisations exploser pendant le confinement, la nouvelle tendance est au phygital.
Le phygital est un mix 50% présentiel, 50% digitalisé. Ce format vous permet de nourrir de façon événementielle votre event avec d’un côté des contributeurs au contenu : direction, conférenciers, intervenants internes qui se réunissent pour présenter du contenu et qui sont filmés et retransmis en live-streaming à votre audience. Nous savons combien le contenu est clé. C’est pourquoi nous vous accompagnons pour vous proposer des intervenants experts de thématiques précises ou pour construire à vos cotés une scénarisation d’intervention sur mesure au regard de vos objectifs et de votre story- telling.
Et parce que l’humour et l’audace sont des clés de succès pour surprendre et créer un souvenir mémorable, nous vous proposons une animation des plus détonnantes. Un comédien qui intervient en entrée, conclusion ou en maître de cérémonie pour introduire, conclure une prise de parole.
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Quant au team building qui nous est si cher pour fédérer, motiver nos équipes qui a dit qu’en digital ce n’était pas possible ? Certainement pas la team MYevent, qui vous proposera des team bulidings digitalisés aussi variés que des murder parties, des blind tests ou des workshops créatifs autour de thème comme le management collaboratif.
Si le digital ne remplacera pas l’événementiel, il lui donnera de nouvelles perspectives créatives tout en minimisant les budgets et les contraintes de déplacements.
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