Réussir votre invitation pour un événement professionnel
our que votre événement professionnel soit une réussite, au-delà du choix d’un lieu évènementiel, il faut que vos invités répondent présents. Il est donc important de les informer bien en amont et de leurs donner envie de participer à l'évènement que vous organisez. Sachez que le taux de participation, reste KPI clé de l'évènementiel professionnel.
Nos experts de l'évènementiel MYevent vous donnent quelques conseils pour réussir votre invitation professionnelle.
Les éléments essentiels d’une invitation événementielle
Le titre : impactant et clair pour capter l'attention
Le titre d'une invitation professionnelle est la première information que verront vos invités. Il doit être impactant, court et informatif quant au contenu de votre évènement professionnel. Il doit donner une idée du type de l'évènement et de son objectif. Il doit susciter l'intérêt et surtout l'envie de participer. Utiliser des mots clés, poser une question pour être "guest centric" ou jouer sur l'effet nouveauté, avant première et exclusivité sont des stratégies gagnantes afin de maximiser la participation à votre évènement d'entreprise.
Les informations clés : Qui, quoi, quand, pourquoi
Votre invitation doit avant toute chose être claire et informative afin de donner les éléments organisationnels qui intéressent les invités quant à leurs capacités d'assister à votre évènement professionnel. Les prérequis des informations à notifier sont :
Qui : organise l'évènement (nom de l'entreprise et contact de l'organisateur)
Quoi : de quel type d'évènement professionnel s'agit t'il en terme de format : séminaire, réunion, soirée, conférence, formation, team building.
Où : le lieu où se déroulera votre évènement en précisant l'adresse complète. Il est commun de préciser les transports et les moyens d'accès (métro, gare) pour faciliter la réflexion logistique des participants.
Quand : une des informations clés reste la date de l'évènement qui peut au préalable avoir été communiqué dans un Save the date. Vous pouvez aussi préciser l'heure et la durée de votre l'évènement professionnel.
Pourquoi : "le why" de l'organisation de votre évènement, la raison d'être cela peut être un lancement de produit, un séminaire annuel, une soirée d'anniversaire d'une date clé de l'entreprise. Sachez valoriser cette information pour donner envie à vos invités de venir.
L'appel à l'action
Cet élément est primordial car il va conditionner le taux d'inscription à votre évènement. Il doit être visible et incitatif. Vous pouvez jouer la mise en forme et les mots pour pousser à l'action. En format digital, l'immédiateté de réponse favorise l'inscription. Plusieurs possibilités s'offrent à vous pour l'appel à l'action. Il faudra choisir selon le délai dont vous disposez dans votre rétroplanning évènementiel. De plus, considérez le standing de votre évènement et la cible des participants
- Formulaire en ligne : le plus utilisé, il présente de nombreux avantages comme embaser directement les données personnelles de vos invités. Vous pouvez aussi sur une page associée mettre du contenu de marque.
- Confirmation via une adresse mail : il s'agit d'un rsvp en format digital
- Retour téléphonique : il est utilisé dans un contexte de délai court auprès d'une cible connu et bien identifiée. Il reste rare pour des évènements professionnels.
Quelque soit votre appel à l'action, pensez à préciser une date buttoir de retour de réponse. En effet, sur la base du taux d'inscription, vous devrez ajuster l'organisation de votre évènement pour le mobilier, le traiteur, le transport, les goodies.;
Le Save the date
Le Save the date est de plus en plus courant. Les sollicitations étant multiples, il vous garantit dans une certaine mesure une meilleure mobilisation en réservant les agendas de vos invités longtemps en avance. Plus il est envoyé tôt, mieux c'est. En général, pour un évènement professionnel, il s'envoie 2 à 6 mois à l'avance en format mail ou simple invitation agenda google ou outlook.
L'objectif du Save the date est de" teaser" et de communiquer très en amont pour marquer l'importance de l'évènement. De fait, il suscite d'avantage l'intérêt et la mobilisation des invités à l'évènement.
Par conséquent, nous vous le conseillons fortement. En terme d'information, l'idée est de notifier celles qui sont clés à savoir le type d'évènement, la date, l'horaire, le lieu (ville). Vous pouvez faire la demande d'un retour pour faire des projections de participation. De fait, il est particulièrement utilisé pour des évènements majeurs ou d'envergure en terme de participants car il facilite la préparation de votre évènement professionnel.
L'invitation : le format et l'envoi
Aussi important que les informations, communiquées, le format de votre invitation en dira long sur votre évènement. En effet, elle donne le ton et la première impression sur l'organisation de votre évènement professionnel. Les choix que vous ferez devront être cohérents avec le standing de votre évènement et la cible à qui vous vous adressez. Il existe deux formats principaux qui conditionnent l'envoi et de fait votre budget.
Le format imprimé avec envoi postal : il est le format historique et traditionnel. Il est le plus qualitatif et permet d'aller plus loin en créativité car vous pouvez jouer avec le contenu graphique, la texture du papier, le format d'impression. A noter que, plus vous serez sur un contenu hors norme, plus le budget sera élevé et parfois les styles en sobriété font autant d'effet. De plus, ce format est couteux car il faudra considérer le budget graphisme, impression papier et l'envoi postal. Il est donc particulièrement utilisé dans des secteurs aux standards élevés comme le luxe ou par des organisations statutaires ou officielles (ambassades, ministères). Ce format est très apprécié car il valorise autant l'évènement que celui qui y est invité.
Le format digital : Il est simple et facilite la gestion de votre évènement. Il demande cependant que vous disposiez d'une adresse mail pour l'envoyer. Cependant, vous pouvez créer une page évènement avec un formulaire à remplir pour l'inscription comme le propose LinkedIn ou certaines plateformes dédiées à l'organisation d'évènements professionnels. Coté graphisme, vous pouvez décliner en digital le contenu que vous auriez fait en imprimé, soit créer un formulaire enrichi de photos et de texte pour donner envie soit créer une vidéo. Les vidéos se développent pour tous les contenus et canaux car elles sont modernes et attrayantes mais demandent plus de temps en terme de création.
Que l'invitation soit imprimée ou digitale, pensez à préciser si elle est strictement personnelle ou valable pour 2 personnes. Soignez la forme autant que le fond en restant cohérent avec votre charte graphique : logo, couleurs, typographie....et celle de votre évènement.
Le format personnalisé à la main : Nominative, il suffit d’adapter le texte et de laisser un espace libre pour permettre de rédiger manuellement le nom de chaque invité. Soit vous avez dans votre équipe une personne ayant une belle écriture et du temps, soit vous pouvez opter pour un professionnel comme un calligraphe très prisé pour les invitations de marques de luxe, les institutions ou certains évènements haut de gamme tels que les galas de charité.
Pensez à intégrer dans votre rétroplanning évènementiel, l'envoi de l'invitation professionnelle à minima 3 semaines avant le D-Day voir 4 si vous n'avez pas fait de Save the date.
Le coupon réponse pour un bon taux d'inscription
Celui ci est parfois envoyé avec le Save the date pour que les invitations fassent office de confirmation de participation (et parfois même de « laisser passer » pour avoir accès à l’événement). S'il est joint à l’invitation, les invités doivent le retourner avec toutes les informations permettant la gestion de l’accueil le jour J et la bonne gestion de l'événement. Ce coupon réponse peut être sous forme traditionnelle, ou via un site en ligne.
Vous pouvez ensuite opter pour les relances téléphoniques entre 15 jours à une semaine avant l’événement afin de finaliser vos fichiers pour le jour J et faciliter la gestion de votre évènement professionnel.
Quelques chiffres clés, pourront vous aider. Sachez que le ratio est d’une personne présente pour dix sur la base du listing initial des invités. Quant au jour j, sur la base des participants confirmés prévoyez en moyenne 10 à 20% de taux d'annulation variable selon la saison, le temps.et les aléas de la vie grève..
Le Save the date et le coupon réponse vous permettront de gagner du temps car vous connaîtrez ainsi approximativement le nombre d’invités qui répondront présents. Cela vous donnera une meilleure visibilité au fil de l'événement.
Modèle d'invitation pour un évènement professionnel
Vous avez besoin de quelques idées pour vous lancer ? Nous allons vous y aider !
Cher (s) (nom du destinataire)
Nous avons le plaisir de vous inviter à (nom de l'évènement )
le (date de l'évènement)
à (lieu de l'évènement)
Cet évènement sera l'occasion de (objectif) en avant première. ex : découvrir la nouvelle collection, assister à une conférence..
Merci de bien vouloir confirmer votre présence avant (date buttoir) via ce lien d'inscription, ce mail contact ou par téléphone au xx xx xx xx xx.
Nous espérons vivement vous compter parmi nous.
Votre Nom / Organisation /Coordonnées
Que faire face à un refus d'invitation à un évènement professionnel
La première chose à faire en cas de refus est de l'accepter sans insister afin de garder une bonne relation professionnelle.
Ensuite essayé de comprendre le pourquoi du refus qui peut cacher de multiples raisons autant personnelles que professionnelles. Si le contexte le permet, demandez la raison du refus à la personne. Vous aurez ainsi des éléments de compréhension et d'optimisation si la raison est lieu ou l'accessibilité par exemple.
Dans tous les cas, remerciez l'invité de son retour de réponse et témoignez votre reconnaissance par une alternative (replay, compte rendu de l'évènement professionnel, invitation à un prochain évènement.
Une invitation réussie repose donc sur plusieurs critères : un bon timing, un design soigné et un suivi de la gestion des invités. Optimisée, votre invitation contribuera efficacement à la réussite de votre évènement professionnel.
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