Réussir votre invitation pour un événement professionnel
L'invitation revêt une importance capitale lorsqu’il faut organiser un événement impactant.
Pour que votre événement soit une réussite, au-delà
du choix d’un lieu,
il faut que les convives répondent présents.
Vos invités ayant souvent un agenda bien rempli,
il est impératif de les informer de l’événement suffisamment en amont pour
assurer leur présence et ajuster vos besoins.
Pour cela, il est conseillé de procéder en
plusieurs étapes :
1. Le save the date : première étape pour organiser un événement impactant
Il permet de prévenir les invités de manière simple et efficace de votre manifestation sans pour autant délivrer toutes les informations liées à cette dernière. En général, pour organiser un événement à succès, le save the date doit contenir :
•
la date
•
le créneau horaire (journée,
soirée, plusieurs jours)
•
la ville (à ce
stade, pas besoin de communiquer l’adresse précise du lieu)
•
le nom de l’événement ou la
thématique - optionnel à ce stade - (vernissage, inauguration, défilé)
Pour organiser un événement le plus impactant possible, le save the date doit être envoyé le plus tôt
possible, dès que vous avez fait le point sur vos listes de convives. Il est généralement
adressé sous forme électronique, générant un faible investissement, et peut
même faire l’objet d’une demande de réponse. Cela permettra de
cibler davantage les besoins en impressions d’invitations et les
envois.
2. L’invitation : deuxième étape pour organiser un grand événement
Elle peut être réalisée de différentes manières :
• l'invitation
traditionnelle : création graphique, impression papier ou envoi par
courrier (encore très pratiqué dans les institutions, les événements officiels
ou encore dans la mode et le luxe bénéficiant souvent de grandes salles de réception à Paris.)
• l'invitation digitale :
création graphique, envoi par mail ou encore format vidéo. Elle nécessite
d’avoir une adresse mail clairement indiquée
pour la gestion des retours. Il est également possible qu’elle dirige l’invité
vers un site internet qui aura été conçu spécialement pour votre événement. Il existe aujourd’hui de très bons partenaires
pour créer des sites fonctionnels et simples d’utilisation. L’avantage ?
Ils offrent une plateforme d’information 24h/24, génèrent des fichiers pour le
suivi des invités et des inscriptions, et permettent d’offrir un espace de
communication autour de l'organisation de cet événement impactant (infos pratiques, adresse, programme et
parfois possibilité de mettre en ligne vos photos post événement)
Si vous avez envoyé un save the date au préalable, l’invitation doit être envoyée au moins 3 semaines avant le jour-J et au moins 4 semaines avant si aucun save the date n’a été fait.
Pour organiser une manifestation réussie, veillez à soigner aussi bien la forme que le fond de cette invitation. Concernant la forme, le graphisme doit respecter votre charte, logo et identité, ou la charte spécifique de l'événement.
Pensez également à bien formuler l’objet de la
soirée, le lieu, les horaires, et préciser s’il s’agit d’une invitation
strictement personnelle ou valable pour plusieurs personnes.
•
le carton d’invitation
traditionnel : vous pouvez le réaliser de manière nominative. Pour cela, il
vous suffit d’adapter le texte et de laisser un espace libre pour permettre de
rédiger manuellement le nom de chaque invité. Soit vous avez dans votre équipe
ou entourage une personne ayant une belle écriture et surtout du temps, soit
vous pouvez opter pour un professionnel. Le métier de calligraphe
est toujours très prisé et certains d’entre eux réalisent la plus grande partie
des invitations pour les défilés, marques de luxe ou institutions.
3. Le coupon réponse : 3ème étape pour organiser un événement impactant
Celui ci est parfois envoyé avec le save the date pour que les invitations fassent office de confirmation de participation (et parfois même de « laisser passer » pour avoir accès à l’événement). S'il est joint à l’invitation, les invités doivent le retourner avec toutes les informations permettant la gestion de l’accueil le jour J et la bonne gestion de l'événement. Ce coupon réponse peut être sous forme traditionnelle, ou via un site en ligne.
Afin d’avancer sur votre fichier et vos besoins en
invitations, sachez que le ratio est d’une personne
présente pour dix.
Vous pouvez ensuite opter pour les relances
téléphoniques entre 15 jours et une semaine avant l’événement
afin de finaliser vos fichiers pour le jour J et vous donner ainsi toutes les chances d'organiser un événement impactant !
En quelques mots :
•
L’invitation papier permet de
mettre en avant une certaine qualité de l’opération passant
par le choix du papier, un graphisme travaillé, le format, la
calligraphie …
•
L’invitation digitale peut
être utilisée si vous souhaitez toucher un très large public
à moindre coût, ou lorsque la cible est internationale
•
L’invitation vidéo permet de
susciter l’intérêt, de créer un teaser, et est synonyme d’une posture
dynamique et moderne.
Le save the date et le coupon réponse vous permettront de gagner du temps car vous connaîtrez ainsi approximativement le nombre d’invités qui répondront présents. Cela vous donnera une meilleure visibilité au fil de l'événement.
Si vous souhaitez organiser un événement, n'hésitez pas à vous rendre sur notre site ou par ici pour bénéficier de conseils MYevent !
