Organisation d'une plénière : étapes et conseils essentiels
Il y a environ 24 heures
Qu'est ce qu'une plénière ?
Le mot plénière trouve son origine dans l'adjectif plénière désignant ce qui est plein, ce qui est complet. Il a été détourné pour un usage professionnel afin de caractériser une typologie de réunion d'entreprise qui se différencie par leur complétude en terme d'audience et de contenu.
Une séance plénière est donc une réunion officielle à dimension légale qui rassemble l'ensemble des membres d'une organisation, d'une assemblée ou d'une commission pour débattre de sujets d'intérêts communs Cette session peut avoir lieu dans le cadre de divers formats d'évènements professionnels journée d'étude, séminaire, séminaire, conférence, congrès. Elle est souvent organisée afin de présenter des informations clés à tous les participants et d'assurer le même niveau de connaissance sur des sujets clés de la vie de l'entreprise.
Quels sont les objectifs d'une plénière ?
Les objectifs d'une plénière vont variés selon le contexte dans lequel, celle- ci a lieu. En effet, selon si le cadre est politique, associatif ou professionnel, on peut aisément imaginer que les attentes seront différentes.
En ce qui concerne les objectifs d'une plénière dans le cadre d'un évènement professionnel, ils sont nombreux :
- Informer : partager des informations stratégiques avec l'ensemble des participants
- Motiver : créer une dynamique de groupe et renforcer l'esprit d'équipe
- Fédérer : Renforcer la cohésion entre des différents départements d'une entreprise et ses collaborateurs
- Débattre : permettre aux participants d'exprimer leurs idées et leurs points de vue dans une dynamique de management collaboratif
- Prendre des décisions : valider des orientations stratégiques après consultation au sein de l'organisation ou lié à un projet spécifique
Pourquoi organiser une plénière ?
S'ils demeurent encore à votre esprit des doutes quant à l'utilité d'organiser une plénière, ils seront dissipés à la lecture des points suivants :
- Partage de vision : permettre à tous les membres d'une assemblée de comprendre les orientations stratégiques, la politique ou les objectifs d'une entreprise. Ce point est clé dans le management d'équipe.
- Consolidation de la culture d'entreprise : Le partage de vision et les moments fédérateurs nourrissent le sentiment d'appartenance, l'attachement à une entreprise et à sa marque employeur.
- Engagement des collaborateurs : des équipes fédérées se sont des équipes motivées et qui s'impliquent dans les projets et l'atteinte des objectifs.
- Valorisation des résultats : Mettre en avant les succès, les best practices, les collaborateurs et échangés sur les points d'amélioration.
- Interaction et échanges : faciliter les échanges entres les différents départements ou niveaux hiérarchiques.
Comment organiser une plénière ?
Comme pour tous les évènements professionnels, commencer par se poser la question des objectifs et du pourquoi j'organise l'évènement est un fondamental pour un évènement d'entreprise réussi. La liste que nous venons de vous présenter vous aidera pour cela.
- Choisir le format : présentiel, à distance ou hybride. Dans la majorité des cas, les plénières se fon en présentiel car elles restent un moment clé de l'agenda annuel et évènementiel d'une entreprise (1 à 4 fois par an selon la taille de l'entreprise et les besoins du secteur d'activité). Dans le cas où les collaborateurs sont dispersé dans plusieurs pays voir région à travers le monde, le format digital prend tout son sens. En effet, il permet d'optimiser les couts et l'organisation d'un évènement qui rassemblerait des collaborateurs venant de loin. D'autre part, dans une stratégie RSE où l'empreinte carbone est évalué, certaines entreprises opteront pour un format digitalisé. Les solutions de réunions digitales qui se sont développées post covid se sont améliorées en terme de user expérience et de fonctionnalités.
- Déterminer la durée et la date : Elle sera liée aux thématiques à aborder et aux temps de parole dont auront besoin les différents "speakers". Dans la majorité des cas, la durée d'une plénière est d'une journée ou d'une demi- journée répartie en session de 1h30. Ces sessions sont entrecoupées de pause de 15 à 30 minutes qui permettent aux organisateurs de changer de sujet et parfois d'installer des supports visuels, produits, ou techniques.
Plus la date sera validée et communiquée en amont plus la disponibilité des participants, la logistique et le budget en seront optimisés. Il est plus simple de réserver une salle de réunion à Paris, le conférencier et les modalités de transport à moindre cout et de votre choix six mois à l'avance que deux mois avant votre plénière.
- Faire la liste des participants : La durée et le contenu global déterminés, vous pourrez faire la liste des participants en lien avec les thèmes abordés. Il s'agit de réfléchir à la fois à ceux qui transmettent l'information "les speakers" internes et/ou externes et à la fois ceux qui la reçoivent les collaborateurs : managers, employés... Voulez voulez organiser une plénière qui sort de l'ordinaire et booster vos équipes ? un conseil, faites appel à un intervenant externe : conférencier, expert, coach. Nous disposons d'un réseau de prestataires qui pourront s'adapter à vos besoins spécifiques.
- Structurer le déroulé et son contenu Si vous optez pour une journée comme c'est souvent la cas, l'important est la notion de rythme afin de garder une audience captive. Pour ce faire alternez les présentations dites descendantes où vous donnez de l'information avec des sessions dynamiques d'échanges, de questions réponses. Pour vous y aider, nous disposons de solutions digitales qui enrichissent vos plénières par des fonctionnalités interactives. Par exemple, posez des questions sur des sujets clés et découvrez les résultats projetés pendant votre plénière. Vous êtes assistante de direction et vous devez coordonner les rendus. Plus vous donnerez tôt la date, plus vite vous pourrez organiser un agenda de rendu des différents contributeurs. Ceci vous laissera le temps pour compiler, ajuster et finaliser sans courir la veille de l'organisation de votre plénière.
- Communiquer bien en amont : que ce soit à propos de la date ou d'attentes spécifiques à la préparation de la plénière, rappelez- vous toujours sa dimension officielle dans la vie d'une entreprise. Plus vous communiquerez en amont et mieux ce sera pour le déroulé le D-Day.
Les profils professionnels d'une plénière
On dénombre quatre catégories de profils qui interagissent dans le cadre d'une plénière d'entreprise.
- Les organisateurs : ce sont les gestionnaires du projet de l'organisation de la plénière. Le plus souvent, il s'agit d'assistante de direction, de responsable de projets évènementiels.
- Les intervenants : ce sont ceux qui prennent la parole pendant la plénière. Ils sont essentiellement des collaborateurs internes type directeurs, managers ou chef de projet. Ils peuvent être externes sur un sujet prédéfinis pour apporter un regard d'expert sur un sujet donné comme par exemple la sécurité, la date, le digital etc...
- Le modérateur : il anime lés débats et facilitent les échanges en terme de durée et de qualité.
- Les participants : ils sont les invités de la plénière, majoritairement des internes à l'entreprise organisatrice
- Les prestataires : Ils interviennent dans l'organisation de la plénière : la technique son, vidéo, le régisseur du lieu, le traiteur
Le jargon type dans une plénière
C'est la première plénière que vous organisez ? Ce lexique est ce qu'il faut savoir pour comprendre ce qui se passe dans une plénière.
- Ordre du jour : Liste des sujets à évoques en plénière
- Modération : Animation de la discussion par un professionnel
- Key note : Présentation générale d'un intervenant
- Panel Groupe de discussion entre personnes pertinentes sur un sujet donné
- Breakout session session de travail en sous groupe
- Q&A : Questions et réponses, de l'anglais Questions & Answers. C'est un temps d'échange pendant la plénière pour répondre aux éventuelles questions.
- Networking : temps libre pour des échanges informels
Vous êtes maintenant prêtes à passer à l'action. Nos experts MYevent sont à votre disposition pour vous accompagner en trouvant le lieu et les prestaires de votre prochaine plénière.
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