Wifi, comment organiser un événement connecté ?

Il y a environ 8 ans

Aujourd’hui quasiment tous les événements sont connectés, la digitalisation devient incontournable. Emargement des invités, Live Tweet Wall, photocall, l’offre digitale se retrouve à toutes les étapes du parcours invités et sur tous les types d’événements. Qu’il s’agisse d’interactivité avec les participants, de partage d’expérience ou de viralisation des contenus sur les réseaux sociaux…l’objectif pour la marque est souvent d’élargir son audience et sa visibilité.
Cependant sans technique et accès internet adéquat point d’événement connecté !
Il est donc indispensable aujourd’hui, pour organiser un événement connecté, de se poser ces questions dès la genèse de son projet.
Pour cela plusieurs aspects doivent être étudiés, nous vous récapitulons ici les étapes indispensables à la réussite de l’organisation de votre événement connecté :

1ère étape pour organiser un événement digital

IDENTIFIEZ VOS BESOINS

· Quel événement organisez-vous et quels sont vos objectifs ?

· Avez-vous besoin d’ouvrir l’accès Wi-Fi à tous ? Peut être qu’il ne sera utile qu’aux équipes d’organisation et aux prestataires ?

· Combien de participants seront présents et auront besoin d’accéder à internet ?

· Quels types d’interactivités, animations avez-vous prévu ? Nécessitent-elles une connexion ? Interrogez bien vos prestataires sur leurs besoins techniques lors de l’organisation de cet événement connecté.

· Ces points sont importants pour estimer le nombre d’appareils connectés et le besoin en mégabites par secondes.

2ème étape lors de l'organisation d'un événement connecté

QUELLE EST L'OFFRE PROPOSEE PAR LE LIEU ?

·      Offre gratuite : La plupart des lieux offrent le Wi-Fi gratuit mais cela ne recouvre pas toujours la même réalité. Généralement accessible pour votre équipe organisatrice cela est rarement le cas pour vos participants.

·      Offre payante : dans de nombreuses salles le Wi-Fi n’est pas inclus dans le pack locatif. Si vous souhaitez donc organiser un événement connecté, il faudra alors prévoir des frais supplémentaires pour la mise à disposition du service ou l’ouverture d’une ligne.

·      Prestataire externe : certaines salles ne proposent pas de service d’ouverture de ligne, il faut dans ce cas faire appel à un prestataire extérieur. Les coûts sont souvent élevés, pouvant monter autour des 2 000€ HT. Faites établir plusieurs devis pour comparer les prix et les offres.

·      Etudiez attentivement l’offre et surtout l’assistance proposée. Un technicien est-il sur place ? En cas de souci quelqu’un se déplacera t-il ? En effet il n’y a rien de pire en terme de crédibilité qu’annoncer l'organisation d'un événement tourné vers le digital qui ne l’est pas.

·      Surtout anticipez ce poste dans votre budget prévisionnel !

3ème étape pour organiser un événement connecté

RENSEIGNEZ VOUS SUR LE RESEAU

· Son type, sa puissance, quelle est la bande passante allouée à l’événement, le nombre de connexions simultanées supportées, les possibilités de téléchargement ?

· Quels sont les espaces couverts par le Wi-Fi ? Le réseau est-il homogène ? Combien de bornes sont installées ?

· Tester la capacité sur place, de nombreux services existent pour évaluer le débit disponible sur le site (ex speetest.net)

· Conseil : prévoir une utilisation à 75% des capacités indiquées pour ne pas saturer le réseau.

· Conseil 2 : prévoir une connexion dédiée pour les appareils importants, qui sera distincte de celle offert aux participants

Une fois tous ces points bien balisés, la réalisation de ce projet connecté ne devrait plus être un souci !

Pour rappel, quelques-uns de nos prestataires digitaux qui pourraient faire de votre événement, un événement connecté !

- Kip You

- L:ED

De Anne-Claire Auriel

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