8 astuces pour réussir l’organisation de votre séminaire
Un séminaire est un événement important pour une entreprise, un moment de prise de décisions, de communication d’informations ou de présentation de nouveautés.
Pour être réussi, celui-ci doit être préparé à l’avance, en respectant un certain nombre d’étapes pour s’assurer de ne rien laisser au hasard.
Suivez les conseils de nos experts !
1. Bien choisir votre date
Bien choisir sa date est primordial pour être certain que le maximum de personnes puisse assister à votre événement. Par conséquent, nous vous conseillons de ne pas choisir une date trop proche ou pendant les vacances, durant les ponts, les périodes de travail intense ou à proximité d’un autre événement corporate. Ce conseil vous parait évident, mais pensez-y, paroles d’experts !
2. Etablir votre liste d’objectifs
Il est important de lister les objectifs à atteindre lors de votre séminaire, car ceux-ci peuvent se perdre au fil des discussions.
Une liste préétablie vous permettra de recentrer les points à aborder à chaque fois que le sujet s’éloigne, et de rester cohérent tout au long du séminaire. A la fin, vérifier que vous ayez rempli tous vos objectifs, répondu à toutes vos questions et pris toutes les décisions nécessaires avant de clôturer l’événement. Cela vous évitera de planifier des réunions supplémentaires car vos objectifs ne sont pas atteints ou qu’il vous manque des éléments de travail.
3. Choisir vos participants
Le plus efficace est d’envoyer un mailing conviant les personnes concernées. Préciser dans le corps du mail les horaires et le lieu, les points abordés lors du séminaire pour qu’ils puissent le préparer, et préciser qu’aucun retard ne sera accepté (afin d’éviter tout dérangement).
4. Créer votre budget
Il s’agit de répertorier tous vos besoins. Vous devez avoir un budget final incluant la location d’espace, le traiteur, les fournitures, les taxes et toutes autres prestations annexes (mobilier, scénographie…).
Cette étape est une partie importante de l’organisation de votre séminaire, il faut donc bien la cadrer afin de ne pas trop déborder. Ne soyez pas surréaliste dans vos envies si votre budget ne s’y prête pas.
5. Choisir votre lieu
Réfléchir au type de lieux que vous souhaitez (superficie, nombre de personnes présentes, scénographie ...) est la première étape afin de pouvoir affiner les recherches. Sélectionner 5 lieux qui correspondent à vos souhaits et vérifier leur disponibilité. Il est indispensable d’aller faire un repérage des lieux afin de bien les visualiser, valider s’ils correspondent à vos espérances et pouvoir se faire une idée des espaces pour la mise en place de l’événement.
Pour en savoir plus, reportez-vous à notre article sur l’importance du choix du lieu.
6. Choisir votre traiteur
La prestation traiteur dépend essentiellement du moment de la journée, de la durée de l’événement et du lieu. Réfléchissez au type de nourriture vous aimeriez servir à vos invités et à quelle fréquence. Pensez également à la configuration des repas. N’hésitez pas à demander plusieurs devis afin d’obtenir le meilleur rapport qualité/prix.
Encore une fois, nos experts vous conseillent sur le choix du traiteur dans cet article.
7. Préparer votre séminaire
Arrivez sur le lieu à l’avance pour contrôler que tout soit bien en place. Cela vous permettra de régler les derniers détails, vérifier le fonctionnement de tous les appareils techniques, préparer ou relire une dernière fois tous les points que vous devez aborder et visualiser le déroulement de votre événement.
Le but ? S’assurer que tout soit prêt pour le début du séminaire !
8. Retour sur expérience
Envoyez un compte rendu reprenant tous les points abordés et les décisions prises.
Pourquoi ne pas utiliser un logiciel de mindmapping ? Nous vous recommandons l’utilisation de mindmeister ou XMind. Les cartes générées par ces outils vous permettront d’avoir une synthèse facile à lire sur les actions à mener.
N'hésitez pas à demander un avis sur le déroulement de votre séminaire afin de pouvoir améliorer les points faibles pour la prochaine fois !
