Le lexique de l’événementiel

Nicolas S

Il y a presque 9 ans

Comme tout secteur d’activité, l’événementiel possède un vocable propre, des codes de langages qui permettent de se comprendre. Ce n'est pas toujours facile de s’y retrouver quand on vient d’un autre univers professionnel et qu’on organise son premier événement. Il est facile de se sentir perdu face à des spécialistes qui vous parlent de pax, colloque ou autre team-building.

Pour s’y retrouver et dialoguer sur un pied d’égalité avec tous vos interlocuteurs nous vous avons concocté un petit lexique qui vous aidera à y voir plus clair dans les méandres de la communication événementielle !

Brief : document décrivant le projet ou la demande d’événement, permettant d’en définir les premiers contours. On y retrouve généralement les informations suivantes : typologie de l’événement, nombre de participants, objectifs, contexte, dates, budgets, et toute information semblant pertinente à l’organisateur.

Catering : de l’anglais « restauration, ravitaillement », désigne les repas servis aux équipes d’organisation (technique, animation, production.)

Colloque: rencontre multidisciplinaire entre professionnels ou spécialistes d'un domaine donné, dont l'objectif est d'étudier une question spécifique et de diffuser le résultat de travaux de recherche.

Conducteur : document technique décrivant avec précision le déroulé de l’événement et détaillant toutes les actions, notamment techniques, permettant sa réalisation.

Conférence : événement organisé autour d’une thématique où un ou plusieurs intervenants spécialistes de la question viennent transmettre aux participants des informations ou un savoir sur le dit sujet.

Congrès : événement interprofessionnel, organisé par un ou plusieurs organismes (fédérations, associations et syndicats) et qui rassemble un nombre important de participants (de quelques centaines à plusieurs milliers). Un congrès réuni des spécialistes autour d’une thématique commune, qui viennent transmettre des savoirs et opinions aux participants, sur une durée généralement plus longue qu’une conférence.

Convention : événement interne, réunissant tout ou partie d’une entreprise autour d’une thématique commune, dans le but d’informer et faire passer des messages clés.

Démontage : opération de désinstallation des éléments d’un événement, décor, technique, traiteur, etc.

Feuille de route (roadbook) : document de référence résumant les missions de tous les intervenants de l’événement, qui regroupe toutes les informations importantes à sa bonne réalisation (horaires, plans, contact, déroulé, etc.)

Filage : répétition sur site d’un événement de son début à sa fin, pour se chronométrer et se rendre compte du résultat.

Filage technique : répétition dédiée aux équipes techniques.

Incentive : "motivation" en anglais. Comme son nom l’indique, cela désigne un type d’événement visant à stimuler et renforcer la motivation des équipes par une récompense challengeante. On parle ainsi de voyage incentive.

Kick Off : désigne un événement interne fédérateur et participatif. L’objectif est de mobiliser, motiver, afin de favoriser une meilleure communication. Ce terme est aussi utilisé pour désigner le lancement de l’événement à proprement parler, avec un objectif dynamique de marquer les esprits.

Mice : acronyme anglais de "meetings, incentives, conferencing, exhibitions". Type de tourisme dans lequel les grands groupes organisent des événements pour leurs employés et/ou leurs clients.

Montage : opération de mise en place de l’événement, décor, technique, traiteur, etc.

Pax : désigne les participants à un événement, issu à l’origine du monde du transport aérien.

Plénière : réunion à laquelle sont conviés tous les participants d’un événement, contrairement aux sous-commissions où les participants sont réunis en petits groupes sur des thématiques différentes.

Reco(mmandation) : dossier qui présente le projet événementiel, réalisé en réponse à un appel d’offre ou brief, répondant aux problématique donnés par un cahier des charges.

Road show : désigne une tournée promotionnelle où un même dispositif événementiel se déplace de ville en ville. Il est utilisé par une marque ou entreprise pour présenter ses produits, services, nouveautés de façon pro-active au plus près de sa cible.

Rough : dessin au crayon ou en PAO présentant le projet scénographique d’un événement. Il présente les espaces, mobilier, décor prévus et permet de donner l’ambiance et l’atmosphère du projet.

Séminaire : événement interne d’entreprise, où les équipes se réunissent dans le but de se former, réfléchir à des orientations communes, faire un bilan, améliorer la communication inter-entreprise.

Symposium (cf. colloque) : événement de même type qu’un colloque, mais organisé autour d’une seule discipline, le plus souvent scientifique.

Team-building : type d’événement visant à renforcer la cohésion au sein de l’entreprise, motiver les équipes, intégrer les nouvelles recrues, se déroulant en groupe et revêtant généralement un caractère ludique.