Les clés d'organisation d'une plénière
« Il n’y a pas de vent favorable pour celui qui ne sait pas où il va » Sénèque
A découvrir ci-dessous les précieux conseils de Fanny : les clés pour comprendre l'organisation optimale d'une plénière !
Quand on débute en évènementiel ou que l’organisation d’un événement ne fait pas partie de notre champ d’expertise, on se retrouve souvent face à des termes ou des conversations incompréhensibles.
En effet, le monde de l’évènementiel a, comme chaque monde, son propre langage et ses propres codes.
Petit crochet sur le lexique utilisé pour l’organisation d’une ‘réunion’ ou « comment réussir sa plénière de façon optimum ».
1 – QU’EST-CE QU’UNE PLENIERE ?
Tout d’abord, revenons sur le terme « plénière » ; qu’est-ce que cela désigne ?
Plénière : c’est tout simplement la partie « réunion » de votre événement où l’ensemble des participants sont rassemblés au sein d’un même espace pour une prise de parole et de la transmission de contenu.
C’est souvent la partie la plus « technique » de l’événement et celle-ci se déroule généralement au sein d’un espace adapté et équipé comme un amphithéâtre, un auditorium, ou encore une salle de conférence…
La plénière peut prendre différentes formes selon le type d’événement. En voici quelques exemples :
Colloque : rencontre multidisciplinaire entre professionnels ou spécialistes d'un domaine donné, dont l'objectif est d'étudier une question spécifique et de diffuser le résultat de travaux de recherche.
Conférence : événement organisé autour d’une thématique où un ou plusieurs intervenants spécialistes de la question viennent transmettre aux participants des informations ou un savoir sur le dit sujet.
Congrès : événement interprofessionnel, organisé par un ou plusieurs organismes (fédérations, associations et syndicats) et qui rassemble un nombre important de participants (de quelques centaines à plusieurs milliers). Un congrès réuni des spécialistes autour d’une thématique commune, qui viennent transmettre des savoirs et opinions aux participants, sur une durée généralement plus longue qu’une conférence.
Convention : événement interne, réunissant tout ou partie d’une entreprise autour d’une thématique commune, dans le but d’informer et faire passer des messages clés.
Cérémonie : événement organisé dans le cadre d’une remise de prix/trophées, d’une élection, d’un concours,…avec la présence d’un maître de cérémonie pour animer l’événement.
2 – LES PROFILS PRO D’UNE PLENIERE
Lors d’une plénière, l’organisateur est amené à travailler ou à minima à échanger avec différents professionnels pour la réalisation de son événement.
Retour sur ces profils pour mieux comprendre leurs rôles et ainsi mieux travailler avec eux.
Dir prod : directeur de production
Il est celui qui coordonne l’ensemble de votre plénière et des équipes terrain qui interviennent dessus.
Dir tech : directeur technique
Il est généralement associé au dir prod sur des évènements de grande ampleur qui nécessitent une expertise technique plus poussée (ex : réalisation de plans techniques, demande d’autorisation, demandes techniques particulières, etc.
Son rôle complète généralement celui du dir prod.
Scénographe : il conseille, imagine et créé les décors sur un événement. On fait généralement appel à ses services sur une plénière quand on souhaite créer un décor sur scène.
Régisseur général : le plus souvent, il fait partie de l’équipe du site de l’événement, connaît parfaitement les espaces et aide les organisateurs lors du montage/démontage et le jour j à tout installer.
Régisseur son / lumière : placé au sein de la régie, il gère la lumière et le son durant la plénière selon le brief qui lui a été transmis en amont ; il est la pour s’assurer que tout fonctionne et se déroule comme prévu (gestion micros/volume sonore, effets /jeux de lumière,...)
Infographiste : personne placée au sein de la régie en charge du contenu à diffuser sur les écrans de la plénière (supports vidéos, PowerPoint,...) selon le brief qui lui a été transmis. Il peut également intervenir en amont de l’événement et aider à créer le contenu qui sera diffusé (infographie et mise en forme des supports projetés).
Toppeuse : cette personne coordonne l’ensemble des équipes techniques qui interviennent directement sur la plénière : régisseur son, régisseur lumière, infographiste, technicien décor… tel un chef d’orchestre, son rôle est de les driver et leur rappeler ce qu’ils ont à faire tout au long de la plénière. Elle communique avec l’ensemble de ses interlocuteurs via intercom (*) et s’appuie sur un conducteur technique (*) pour suivre le déroulé minute par minute (jeu de lumière, son, diffusion des slides sur écran, changement de décor, ouverture/fermeture rideaux,…)
Maître de cérémonie : personne qui anime la plénière sur scène (généralement utilisé pour les cérémonies).
Tous ces profils sont à exploiter selon vos besoins et l’ampleur de votre événement. Votre plénière n’aura par exemple pas besoin d’un scénographe s’il n’y a pas de décor spécifique à réaliser au sein de l’espace ou sur scène.
3 – LE JARGON TYPE DANS UNE PLENIERE
Ecran : matériel sur lequel est projeté du contenu (image, texte, vidéo,..)
Attention, les tailles d’écran varient selon les sites évènementiels, pensez donc à bien demander la taille pour pouvoir créer/adapter le contenu que vous diffuserez dessus afin que la projection soit optimale.
Formats que l’on retrouve en majorité : écran 4/3 et 16/9
Ecran de retour :écran généralement placé en contrebas de la scène face à l’orateur lui permettant de pouvoir s’exprimer face au public tout en voyant ce qui est diffusé sur l’écran principal derrière lui.
Micros : matériel permettant de se faire entendre au sein d’une salle lors des prises de parole.
Il existe plusieurs types de micros :
* micro hf : micro main sans fil
* micro filaire : micro main avec fil
* micro col de cygne : micro posé sur une table ou sur un pupitre
* micro cravate : petit micro qui s’accroche sur un vêtement et permet de prendre la parole en ayant les mains libérées et en pouvant se déplacer à sa guise.
Les câbles :
* câble hdmi : câble qui permet de connecter le support sur lequel il y a les éléments à projeter à l’écran sur lequel ils seront diffusés (son comme image) – celui utilisé le plus souvent
* câble vga : câble qui permet de connecter le support sur lequel il y a les éléments à projeter à l’écran sur lequel ils seront diffusés.
NB : ce câble ne diffuse que les images, pas le son ; il faut donc l’associer à une prise jack si l’on souhaite diffuser le son du support projeté (ex : vidéo)
Rough : dessin au crayon ou en PAO présentant le projet scénographique d’un événement. Il présente les espaces, mobilier, décor prévus et permet de donner l’ambiance et l’atmosphère du projet.
Scénographie : aménagement / décor réalisé sur la scène et/ou au sein de la plénière
Infographie : c’est tout ce qui concerne le graphisme et l’image des documents que vous projetez (vidéo, PowerPoint,…).
Conducteur technique : document technique décrivant avec précision, minute par minute, le déroulé de l’événement et détaillant toutes les actions, notamment techniques, permettant sa réalisation. (son, lumière, écran, scène,..)
Intercom : système de communication (talkie-walkie) permettant aux équipes terrains, techniques et organisatrices de pouvoir communiquer entre elles et se transmettre les infos de façon optimale.
Captation vidéo :c’est l’enregistrement vidéo de la plénière réalisée par une équipe de professionnels spécialisés ; cela permet de garder une trace de l’événement ; les captations sont souvent réalisées pour être retransmises en direct ou après l’événement. (généralement sur internet)
Montage : opération de mise en place de l’événement, décor, technique, traiteur, etc.
Démontage : opération de désinstallation des éléments d’un événement, décor, technique, traiteur, etc.
Filage : répétition sur site d’un événement de son début à sa fin, pour se chronométrer et se rendre compte du résultat. (intervenants sur scène comme équipes techniques en régie)
Filage technique : répétition dédiée aux équipes techniques de la plénière
Vous avez maintenant toutes les cartes en main pour organiser au mieux votre plénière. À vous de jouer !
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Découvrez Philippe Elie Kassabi
article rédigé par FANNY COURCIER
