Comment organiser un séminaire professionnel réussi ! Guide pratique pour les entreprises

Marie Seignolle

Il y a environ un mois

L’organisation d’un séminaire peut sembler un défi de taille. Cependant, en faisant des choix stratégiques et avec une organisation minutieuse , votre séminaire peut devenir un événement clé pour renforcer les liens au sein de votre équipe, générer des opportunités commerciales et booster la réputation de votre entreprise. 

Myevent, 1ère market place haut de gamme de l'évènementiel professionnel  vous accompagne pour relever ce défi. Grace au référencement des meilleurs lieux, prestataires, et les conseils avisés de nos experts,  récoltez les fruits d'un séminaire réussi !

Que vous soyez responsable marketing, assistante de direction ou chargé des ressources humaines, cet article vous fournira toutes les clés pour organiser un séminaire professionnel efficace et mémorable.

1- Pourquoi organiser un séminaire professionnel ?

Savez- vous que le séminaire d'entreprise est le 1er format en évènementiel professionnel à 88% ?  Alors, si vous n'avez pas encore passer le cap, c'est le moment et pour ce faire nous allons commencer par vous expliquer les raisons pour lesquels, un séminaire a de multiples impacts positifs en interne autant qu'en externe. Selon vos objectifs définis, il sera judicieux d'organiser un à plusieurs rendez annuel..

- Renforcer, motiver et récompenser les équipes  le séminaire d'intégration permet de créer des liens plus forts entre les collaborateurs, ce qui améliore la communication et la collaboration. En général, ce format est annuel. 

- Présenter et faire le point sur l'entreprise (résultats, objectifs, stratégie, moyens) Ce type de séminaire est en format annuel la plupart du temps.

- Développer les affaires et les partenariats : Lors de séminaires externes, vous avez l’opportunité de rencontrer de nouveaux partenaires potentiels ou clients. La récurrence dépendra du secteur d'activité, de la stratégie et des objectifs commerciaux.

- Former et monter en compétences : Un séminaire est un excellent moyen de former les équipes, de partager des connaissances ou de faire intervenir des experts du secteur. Ce format est ponctuel selon les besoins de formation identifiés par les managers ou les ressources humaines.

- Image de marque : Un événement bien organisé renforce l’image de votre entreprise et peut être un excellent moyen de valoriser votre expertise dans votre domaine.

2- Définir les objectifs de votre séminaire

Avant même de commencer à penser à l’organisation opérationnelle de votre séminaire professionnel, il est clé de définir des objectifs clairs et mesurables.  Ils guideront toutes vos décisions, depuis le choix du lieu jusqu’aux intervenants. Tout au long de la gestion de ce projet d'évènement, le plus important est de rester cohérent avec vos objectifs et vos contraintes éléments inhérents à votre brief évènement.

Les objectifs d’un séminaire d'entreprise peuvent inclure :

• Motivation, cohésion, incentive : Renforcer l’engagement des équipes, les récompenser pour de bonnes performances ou créer un environnement favorable à la discussion.

• Présentation d’un produit ou service : Mettre en avant une innovation ou un produit phare de votre entreprise auprès d'un public interne ou externe lors d'un séminaire commercial. 

• Formation : Transmettre des compétences spécifiques à un groupe.

• Networking : Créer des opportunités de collaboration et d’échange entre professionnels.

De ces objectifs découlera le format et la durée de votre évènement.

Vous avez besoin d'aide pour organiser votre séminaire ? Bénéficiez de notre accompagnement personnalisé.

3- Choisir le format de votre séminaire

Le format de votre séminaire dépendra de plusieurs critères : vos objectifs, le nombre de participants et le type d'interactivité que vous privilégiez. Les formats les plus rencontrés sont :

• Séminaire résidentiel ou incentive : Pour les séminaires destinés à la motivation des équipes, optez pour des séminaires combinant activité professionnelles et moments de détente dans des lieux de séminaire atypiques (ex : séminaire en montagne, séminaire en bord de mer).

• Journée d'étude :  ce format se développe et propose un mix entre information et formation ou échange sur un sujet défini.

• Conférence : ce format est idéal pour la présentation d'idées nouvelles, la formation sur un nouveau produit ou service avec des intervenants externes ou internes.

• Ateliers pratiques : Un format interactif permettant aux participants de s’impliquer activement. Cela peut être très bénéfique pour la formation, la résolution de problèmes spécifiques, la cohésion d'équipe et l'échange d'idées au sein d'un service dans une optique de management collaboratif.

• Séminaire hybride : Un séminaire en ligne et en présentiel, offrant une flexibilité aux participants à distance. Ce format développé avec la pandémie reste populaire pour toucher un large public et optimiser votre budget.

4- Choisir le lieu idéal pour votre séminaire

Le choix du lieu est un élément clé pour la réussite de votre séminaire. Le lieu doit correspondre à l’atmosphère que vous souhaitez créer tout en étant fonctionnel et adapté à votre format.  La typologie des lieux est variée : 

• Lieu local : Si vous avez un public principalement local, un centre de conférence, d'affaires, de congrès ou de formation proche de votre entreprise conviendront.  Les espaces de coworking se sont aussi beaucoup développés post pandémie et vous accueillent pour vos séminaire de rentrée . Cette option à l'avantage  de réduire les coûts de déplacement.

• Lieu prestigieux : Pour un séminaire haut de gamme ou pour attirer l’attention sur votre marque, un lieu prestigieux comme un hôtel de luxe reste le 1er type de lieu évènementiel à 72%.  Les demeures d'exception type château se réinventent pour vous recevoir et séduisent de plus en plus d'entreprises. Ils développent leurs espaces de salles de réunion pour répondre au mieux aux besoins d'une clientèle professionnelle.

• Lieu atypique  : En fort développement ces dernières années, les lieux atypiques  sont en 2ème position des demandes pour les évènements d'entreprise type séminaire. Plus surprenants, créatifs et motivants.  vous trouverez parmi ces lieux originaux : les lieux culturels, les parcs d'attraction et tous lieux extraordinaires non accessibles au grand public qui rendront votre séminaire mémorable.

• Lieu intimiste : idéal pour des formats comité de direction ou évènements privés comme c'est le cas en e-influence, il favorise la création de relations privilégiées et d'échanges de qualité. Parmi, ces lieux, les appartements lofts ou Haussmanniens, les villas et certains restaurants bénéficiant de salons privés;  Cette alternative est pertinente sous réserve qu'elle crée un whaou effect pour séduire vos invités avec un sélection de lieux privés considérés d'exception. 

Votre budget orientera aussi le type de lieu que vous choisirez car penser que cette dépense représente environ 30% de votre évènement. Il est important d'anticiper l'accessibilité en transport (proximité des hôtels)  pour assurer votre KPI de taux de participation. Enfin, avant de faire votre choix final, assurez- vous que le lieu choisi rempli les conditions favorables à la diffusion de votre contenu d'un point de vue technique

C'est pour toutes ces spécificités, que nous vous conseillons de solliciter l'expertise évènementielle des conseillers MYevent qui sélectionneront pour vous les meilleurs lieux répondant à tous vos besoins.

5. Planifier un programme engageant, engagé et varié

Un séminaire bien organisé est un séminaire avec un programme rythmé et adapté à votre audience. Pour maintenir l'attention des participants, varier les activités et les formats. Pour cela, nous vous donnons quelques idées parmi lesquelles il conviendra de faire des choix en cohérence avec les objectifs de votre séminaire. 

• Intervenants de qualité : Choisissez des conférenciers ou formateurs réputés dans le domaine ou le sujet d'intervention pour garantir un contenu de qualité et l'intérêt de votre audience.

• Sessions interactives : Intégrez des moments où les participants peuvent échanger, poser des questions ou participer à des ateliers collaboratifs.

• Moments de networking : Prévoir des pauses et des activités dédiées à la rencontre entre les participants. Cela favorise les échanges informels, renforce les relations professionnelles et la cohésion entre les participants.

6. Gérer la logistique

La logistique est souvent la partie la plus complexe dans l’organisation d’un séminaire. Voici les indispensables auquel vous devrez penser pour assurer un déroulé en toute sérénité. 

Vous manquez de ressources pour gérer la logistique ? Myevent, peut intervenir sur un point spécifique en vous mettant en relation avec un prestataire ou une ressource externe experte selon votre besoin. 

• Réservation des transports : Si des participants viennent de loin, pensez à organiser des solutions de transport optimales en terme de temps et de budget(navettes, billets de train ou d’avion).

• Catering : Offrir des repas et des boissons de qualité est essentiel. Optez pour des solutions adaptées aux régimes alimentaires variés (végétarien, sans gluten ou RSE)

• Équipements audiovisuels : Assurez vous que le lieu dispose des équipements nécessaires : projecteurs, micros, haut-parleurs, connexion Wi-Fi. Si ce n'est pas le cas, Myevent vous trouvera les prestataires et solutions techniques les plus adaptées à votre évènement.

• Documentation : Préparez des supports visuels en format imprimés ou digitaux pour les participants; Ils renforceront le contenu et la continuité de votre action post séminaire  Vous pouvez aussi créer une application dédiée à votre évènement de l'inscription au retour d'expérience. Elles ont l'avantage d'offrir un suivi des activités et de fournir des kpi sur votre évènement tout en d'hébergeant du contenu informationnel sur votre séminaire ou sur vos produits. Les applications optimisent aussi l'engagement de votre audience et sont donc idéales si vous avez beaucoup de participants.

7. Promouvoir et faire le bilan de votre événement professionnel

Une fois le séminaire planifié, il est important de promouvoir l’événement pour garantir la participation de votre public cible. Utilisez différents canaux pour diffuser l’information :  invitations personnalisées, newsletters, applications. Vous voulez optimiser vos couts et avoir un impact RSE, privilégiez les canaux digitaux.

A la fin ou après après l’événement, recueillez des retours via des enquêtes de satisfaction ou des interviews auprès des participants. Ils seront précieux pour améliorer l'expérience de votre prochain évènement en identifiant les pistes d’amélioration.

L'astuce pour organiser un séminaire mémorable

Après avoir lu cet article, vous aurez compris  qu'organise un séminaire professionnel réussi requiert de la préparation, une réflexion stratégique et une bonne connaissance de l'évènementiel : lieu, technique, animations.. Ajouter à cela, votre séminaire devra répondre à des contraintes internes spécifiques telles que la date, budget, le contenu, le timing.

C'est pourquoi, quelque soit votre besoin, les experts Myevent sont à votre disposition pour vous accompagner de façon personnalisée. Quelque soit votre évènement, nous ferons le maximum pour que vos objectifs évènementiels soient atteints et que votre expérience de séminaire professionnel soit mémorable, virale et recommandée. 

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