Organiser un événement professionnel : le bon timing !
Organiser un événement professionnel, c’est véhiculer l’image de votre entreprise, de votre marque.
Cela nécessite du temps et des moyens financiers.
Afin que votre projet se déroule pour le mieux, MYevent vous livre quelques conseils sur un outil indispensable : le rétroplanning.
1- Le rétroplanning: un outil essentiel pour organiser une manifestation professionnelle
Le rétroplanning est un
calendrier listant l’ensemble des tâches préparatoires et nécessaires à l'organisation de votre événement professionnel.
Cet outil permet de fixer les dates auxquelles le travail doit être réalisé et de répartir les tâches de chacun. Il aide également à visualiser dans le temps les étapes de votre projet et ainsi organiser l'événement dans les temps.
2- Comment construire un bon rétroplanning lors du développement du projet ?
M-9 : l’idée de l’événement
Organiser un événement professionnel se réfléchit
longtemps à l’avance pour ne pas être débordé à l’approche du jour J. Il est
indispensable de définir le but de l’événement et les objectifs que vous souhaitez
atteindre : qui ? quoi ? combien ? où ? comment ?
Une fois ce point fait, il en
découlera facilement le type d’événement (conférence, soirée dansante …), les
personnes à convier, leur nombre et tout ce dont vous allez avoir besoin pour
mener à bien le projet.
M-8 : le budget alloué
Il vous faut maintenant décider
du budget que vous accordez à votre événement. Soyez réaliste en
comparant vos envies aux prix du marché. Pensez également aux prestataires événementiels que vous
devrez rémunérer.
Votre budget global doit
inclure :
•
le budget locatif
•
le budget logistique (traiteur,
mobilier, scénographie etc.)
•
le budget communication (emailing
ou campagne complète)
•
le budget pour le personnel
(hôtesses, ménage, sécurité…)
M-7 : la location du lieu
Le lieu est LE point indispensable lorsque vous souhaitez organiser un événement professionnel. Soignez donc votre sélection et choisissez un lieu qui
correspond totalement à vos attentes et vos besoins. Plus votre choix sera
anticipé, plus vous aurez de chance que les lieux ne soient pas déjà pris à votre
date. Eh oui, les lieux atypiques à Paris
sont très prisés.
M-6 : définition du déroulé & de la mise en scène
Répertoriez tout ce dont vous
allez avoir besoin : les moyens humains, les moyens matériels & techniques,
les autorisations, tous les éléments essentiels à la bonne réalisation de votre projet.
M-4 :
le plan d’action
Votre événement se rapproche, il faut répartir les tâches.
Commencez par diviser les besoins en grands pôles (production & technique)
Pour chaque pôle, établissez un
tableau des missions à effectuer, en précisant l’échéance et la personne
en charge de sa réalisation.
Estimez le temps nécessaire pour
le déroulement de chaque tâche et listez les risques potentiels qui peuvent intervenir dans l'organisation de votre événement professionnel.
M-3 : les démarches
Commencez à faire toutes les
démarches qui nécessitent du temps : les autorisations (alcool, nombre de
personnes, SACEM, …), la recherche des intervenants, le déroulement de
l’événement, les plans concernant la mise en scène des espaces, les
réservations traiteurs, les demandes de devis, la recherche de prestataires événementiels ...
M-2 : la communication
Envoyez les invitations, les e-mailings ou communiqués de presse en cas d’événement public. La communication autour de votre projet peut débuter plus tôt si vous souhaitez.
M-1 : la finalisation
Répertoriez-les dernières choses
à faire, rééquilibrez-les en fonction de leur avancement, trouver des solutions
aux problèmes avant qu’il ne soit trop tard !
S-3 : la relance
Relancez les invités par e-mail
ou sms.
S-1 : la mise au point
Annoncez les missions du jour J à
chaque personne de votre équipe tout en priorisant les points essentiels.
Jour J : l’événement
Vous avez respecté à la lettre
votre rétroplanning. Le moment venu, il ne restera donc que les imprévus à
gérer!
Après
l’événement, n’hésitez pas à envoyer un mail de remerciement à toutes les
personnes qui ont participé à l'organisation de cet événement professionnel, tout en leur faisant un
bilan des résultats obtenus et du ressenti des convives.
