Evènements hybrides : les 5 choses à savoir
Il y a presque 4 ans
Au cœur de notre quotidien depuis le mois de mars, la digitalisation événementielle est un sujet si vaste qu’il effraie parfois. Dans un contexte où se réunir fut limité voir interdit pendant plusieurs mois, les évènements digitalisés ont ouvert une nouvelle voie et une nouvelle ère dans les stratégies de communication des entreprises.
Nous vous proposons dans cet article de comprendre les fondamentaux d’un mouvement de fond qui va impacter durablement les entreprises dans les années à venir.
La digitalisation événementielle, qu’est ce que c’est ?
Rien ne vaut une définition pour recentrer un débat pouvant sembler illimité. La digitalisation événementielle consiste à engager une audience via des outils permettant une interactivité. Rapporter au domaine de l’évènementiel, ces outils ou moyens utilisés peuvent avoir lieu dans le cadre d’un évènement offline c'est-à-dire en présentiel ou online via une plateforme à laquelle ils sont directement intégrés.
L'interactivité couvre plusieurs fonctionnalités parmi lesquelles: questions réponses, tchat, sondages, networking… Plus l’évènement est digitalisé, plus l'interactivité sera développée afin de maximiser l’engagement l’audience. Ainsi les évènements 100% online ont souvent plus de fonctionnalités d'interactivité versus des évènements phygitaux ou hybrides qui mixent du présentiel et du digital. Car en effet l’enjeu d’un événement en partie on line est de capter l’attention dans un contexte où les participants peuvent se déconnecter en un clic.
L'interactivité digitale lors d’un évènement peut se classer en trois grandes catégories. La première s’est développée au cours de la dernière décennie en parallèle de l’émergence des social medias. Il s’agit d’animations interactives dédiées aux évènements physiques et permettant aux participants d'interagir sur un contenu comme par exemple pendant une conférence, un séminaire, une soirée. Parmi les plus connus le social wall : diffusion en live sur un écran des commentaires postés sur les réseaux sociaux pendant un event ou le vote & le quizz à des questions posées pendant un évènement. Le mot d’ordre est de jouer collectif. Les objectifs sont sensibiliser et mobiliser les participants sur des sujets jugés clés.
La seconde catégorie est celle du live streaming utilisée pour les évènements 100% online ou hybrides. Il s’agit de diffuser via une plateforme une captation vidéo live. L’avantage est de pouvoir suivre un contenu de n’importe quel endroit et via n’importe quel périphérique et donc de toucher une audience maximale.
Enfin la 3ème catégorie concerne les contenus digitalisés intégrés sur un site dédié via une plateforme qui permettent une activation événementielle en 3 temps avant, pendant et après l'événement. Dans la phase de l’après événement, la vod ( video on demand) offre un accès en replay aux vidéos live streamées. On y trouve aussi des opportunités de networking ou de matchmaking pour permettre à des tiers d’échanger en ligne en post event.
Le concept du live streaming, c’est quoi ?
Le live streaming est la tendance majeure qui a émergé en évènementiel suite à la crise sanitaire. De façon simple, l’idée est d’organiser en studio de tournage un contenu vidéo type émission tv entertainment, interview, débat, démonstration produit fonction de vos objectifs et de vos cibles. Le flux vidéo de ce contenu est retransmis soit via une plateforme dédiée et customisée pour votre événement soit via une plateforme collaborative traditionnelle zoom, teams….Les participants se connectent à la plateforme en question pour assister au contenu événementiel disponible.
Vous pouvez envisager plusieurs captations en live sur un même plateau de tournage parcellisé ou sur plusieurs sites géographiques différents. Il conviendra de prévoir un seul flux vidéo pour retransmission sur la plateforme des multiples contenus et parfois un intermédiaire dédié pour cette seule étape.
L’audience pourra interagir pendant l’évènement avec les intervenants, speakers selon les fonctionnalités activées en maont de l’event : tchat, questions réponses, sondage… Le nombre maximal de participants dépendra de la plateforme utilisée : 1000 sur zoom, 250 sur teams sur la plateforme de notre partenaire exclusif my event, leader des events digitalisés. De même le nombre de participants que vous pouvez voir pendant la réunion dépend de la plateforme. Il est limité à 49 personnes pour zoom.
Pourquoi digitaliser votre événement ?
Si le contexte sanitaire nous a contraint à digitaliser les évènements pour des raisons de distanciation et de restrictions de déplacements, il y a plusieurs bonnes raisons de repenser votre stratégie événementielle à long terme. Nous évoquerons ici la catégorie 2 & 3 des activations digitales évoquées ci- dessus.
La 1ère bonne raison de digitaliser est que ce type d'événement vous permet d’élargir votre audience. En effet, pour que vos participants y assistent, une simple connexion internet suffira.
Par voie de conséquence, ce format vous permet de réduire votre coût contact événementiel. S’il n’est pas toujours vrai que votre coût fixe soit inférieur, il est vrai en revanche que si votre audience est double ou triple le coût contact en sera réduit.
Au-delà de l’audience et des coûts, un événement online vous permet de vous positionner dans une stratégie plus globale par exemple d’innovation avec l'utilisation de technologie de communication de pointe ou RSE par une approche empreinte carbone minimale avec la réduction des déplacements collaborateurs. Il s’intègre aussi dans une réflexion plus globale d’évolution de l’organisation du travail #home office
Quels types d'événements digitaliser ?
Vous pouvez digitaliser tous les types d'événements qu’ils soient internes ou externes : réunions, séminaires, conférences, salons, lancements, soirées. En effet, il existe des technologies de pointe qui vous permettent jusqu’à créer des avatars des participants pour une immersion virtuelle des plus réelles. Comme pour un événement classique, l’objectif et la cible déterminent le type d’activation digitale et le budget associé. A la différence d’un événement présentiel, il faudra envisager votre événement sous un angle de contenu tel que vous le feriez pour un média. En effet, ces nouveaux formats d'événements online s'apparentent finalement à un média digital avec ses objectifs, ses cibles et ses messages.
Des lieux dédiés aux évènements digitalisés
En qualité de 1ère plateforme événementielle BTB, MYevent vous met à disposition de nombreux lieux spécialement dédiés à vos évènements digitalisés à Paris et dans les grandes villes françaises.. Avec l’évolution du marché de l’évènementiel, l’offre s’est développée grâce à certains lieux existants qui se sont reconfigurés et équipés pour proposer des live streaming. A cela s’ajoute le parc existant de lieux exclusivement réservés pour ce type de format et les nouveaux qui fleurissent.
En terme de typologie de studio, 2 catégories existent : le studio dit virtuel où le décor sur fond vert offre de grandes possibilités créatives. Soit vous pourrez choisir parmi un catalogue de décor, soit si votre budget le permet vous pouvez créer votre propre infographie de décor. Les studios de tournage classiques proposent un décor sobre généralement sur fond blanc, il conviendra de scénographier pour plus de chaleur et de personnalisation. Ils ont généralement tout le mobilier adéquat sur place.
Les autres critères clés différenciant les studios sont le nombre de plateaux, la possibilité de les parcelliser en plusieurs rooms, la surface et donc le nombre d’intervenants possibles et de caméras associées. Le budget sera d’autant plus impacté que ces éléments seront élevés .
Quel budget pour digitaliser un évènement ?
Pour une catégorie 1, type animation digitale, le budget d’entrée sera dans les 1500€ et il faudra prévoir 5000€ pour l'intégration de plusieurs fonctionnalités interactives hébergées via une webapp. Pour un live streaming, le budget d’entrée à minima sera 10 à 15K€ intégrant ( un studio de tournage, régie, une équipe dédiée, plateforme de streaming). Les variables de tarifs seront le nombre de personnes filmées, le niveau d'interactivité avec votre audience. Ce budget plancher ne prend pas en compte de potentiels coûts d’intervenants tels que des conférenciers ….
Pour un studio de tournage la location se fait à minima à la demi journée pour un live streaming de 1h à 2h.
En effet, il faut prévoir un temps de préparation, test et répétition. Le budget minimum de location de ce type de lieu à Paris est de 2500€ la demi-journée. Une majorité de lieux sont uniquement disponibles à la journée. Ceci est d’autant plus vrai dans le contexte actuel d’une forte demande sur un marché nouveau où l’offre reste limitée. Notre équipe vous accompagnera au mieux pour trouver le lieu idéal pour digitaliser votre évènement.
Comment MYevent vous accompagne pour vos évènements digitalisés ?
Quelque soit votre évènement digitalisé la team Myevent vous accompagne sur la base de votre brief pour créer à vos côtés un event 100% on line ou hybride sur mesure unique quelque soit votre budget.
Nos experts vous accompagnent pour la recherche d'un lieu de tournage et de prestataires pour des team building ou entertainment digitaux.
Nos responsables évènementiels vous accompagnent pour la gestion "all inclusive" de l'organisation de vos évènements digitaux dans le respect de vos besoins et de votre budget. De la création de contenus, à la story telling, à la technique, au staff nous mettons à votre disposition le meilleur de l'innovation évènementielle.
Besoin d’aide pour votre organiser votre évènement digitalisé?
Contactez-nous via [email protected]
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