Comment réussir une journée d’étude ? Guide complet
Les journées d’études et les séminaires sont les formats les plus plébiscités dans l’évènementiel d’entreprise. Nos experts Myevent vous dévoilent tout ce que vous devez savoir sur ce type d’évènement professionnel qui s’est fortement développé ces dernières années.
Qu’est-ce qu’une journée d’étude ?
Une journée d’étude est un événement organisé en format réunion pour rassembler des professionnels, des universitaires ou des membres d’une organisation autour d’un thème spécifique. Ces journées sont souvent conçues pour favoriser les échanges d’idées, la réflexion collective et l’approfondissement d’une thématique précise. Elles peuvent inclure des présentations, des conférences, des ateliers interactifs ou des activités de team building.
Les étapes clés pour réussir une journée d’étude
Identifier les objectifs de la journée
Comme pour tous évènements professionnels : séminaire de rentrée, séminaires résidentiels, colloques, le préalable à l’organisation d’une journée d’étude est la définition des objectifs. Ils peuvent être uniques ou multiples : résoudre un problème spécifique, partager des résultats, renforcer la cohésion d’équipe, Les objectifs doivent être spécifiques, mesurables, atteignables et réalistes sur une journée par les participants conviés.
Choisir un thème central et pertinent
Une journée d’étude doit répondre à une thématique qui sera le fil conducteur de la journée quel que soit le programme des activités. Ce focus apporte de la clarté aux participants concernant le contenu de la journée et les attentes managériales. De plus, il favorise la motivation et la mobilisation des équipes. Le thème peut être lié à l’actualité, à la mise en œuvre de plans d’actions ou à des réflexions stratégiques.
Définir un programme clair et structuré
Une journée d’étude passe très vite. Un programme bien préparé assure à la fois un bon déroulement et une efficacité de travail. Chaque session doit être définie avec des horaires précis pour assurer une organisation optimale. Nous recommandons des sessions de travail diversifiées : présentations, ateliers, échanges libres allant de 30 à 90 minutes maximum. Les temps de pause sont importants car ils favorisent la concentration des participants.
Comment organiser une journée d'étude ?
Sélectionner un lieu adapté : Calme et fonctionnel
Le choix du lieu est important car il conditionne le bon déroulé de votre journée d’étude. C’est pourquoi, nos experts MYevent vous accompagnent pour trouver le lieu idéal selon votre localisation, le nombre de participants, votre budget et vos attentes particulières. Optez pour un lieu accessible en transport, calme et bien équipé. Que ce soit une salle de réunion à Paris, un centre d’affaires à Lyon ou un site en pleine nature en Normandie, le lieu doit répondre aux besoins logistiques et offrir un cadre propice à la concentration.
Préparer la logistique : Matériel, repas, pauses
Une journée d’étude est avant tout une journée de travail, de réflexion et d’échanges. Assurez-vous que tout le matériel nécessaire est disponible : projecteurs, ordinateurs, connexion internet, paperboard. Faites le point sur le nombre de salles de réunions disponibles par rapport à vos activités et aux groupes de travail que vous organiserez en ateliers ou workshop. Il est important que les espaces de pause soient conviviaux et confortables pour faciliter les échanges.
Inviter les participants : Communication claire et engageante
Une bonne communication en amont est essentielle. Planifier et communiquer en interne à minima un mois avant l’évènement pour vous assurer de la disponibilité des collaborateurs. Envoyez des invitations personnalisées avec un programme détaillé pour mobiliser et motiver vos équipes.
Les lieux classiques pour une journée d'étude
Pour le lieu de votre journée d’étude vous pouvez opter pour un lieu dit traditionnel : lieux de congrès, centre de formation, centres d’affaires, hôtels. ou espaces de coworking de plus en plus nombreux à Paris depuis le covid.
Les avantages de ces lieux sont nombreux. Ils disposent d’infrastructures modulables et adaptées aux besoins professionnels. Ils offrent des standards de confort et de qualité notamment pour les équipements audiovisuels.
Les lieux atypiques pour une journée d'étude
Vous voulez surprendre vos équipes ? Soyez audacieux et réservez un lieu atypique pour une expérience unique grâce à MYevent, 1 ère market place de lieux atypiques dédiés à l'événementiel professionnel. Appartement haut de gamme, villa, hôtel particulier, péniche à Paris, château, lieu culturel, historique ou sportif,, nos experts vous accompagnent pour trouver le lieu idéal pour une journée d’étude qui stimulera la créativité et marquera les esprits. Vous voulez sensibiliser vos équipes et réfléchir à la transformation RSE de votre entreprise, optez pour un lieu atypique RSE.
Idées d’activités pour animer une journée d’étude
Ateliers collaboratifs : Brainstorming, design thinking
Les ateliers interactifs stimulent la créativité et permettent de résoudre des problèmes collectivement. Ces activités animées par un professionnel favorisent l’implication active des participants. Le brainstorming basé sur la spontanéité est une technique de recherche d’idées originales capitalisant sur la dynamique collective. Le design thinking est quant à lui une méthode de conception globale centrée sur l’utilisateur en vue de réaliser des services ou produits innovants.
Conférences et interventions d’experts
Historiquement utilisée dans des secteurs techniques tels que le médical ou l’industrie, l’intervention d’experts dans tous les domaines est de plus en plus sollicitée. Elle apporte une forte valeur ajoutée à la journée car elle développe les connaissances, inspire et enrichit les discussions.
Activités de team building pour renforcer la cohésion
Quel que soit le thème et l’objectif de votre journée, vous devez fédérer vos équipes pendant et après votre journée d’étude. Quoi de mieux qu'une activité de team building ludique ou créative pour renforcer l’esprit d’équipe. Personnalisez le contenu par rapport à votre thématique ou intégrez un challenge, le succès sera garanti !
Journée d’étude et RSE
La RSE est au cœur des stratégies d’entreprise. De fait, elle s’intègre de plus en plus dans l’organisation des évènements professionnels. Si vous souhaitez avoir une démarche RSE dans l’organisation de votre prochaine journée d’étude, plusieurs options sont possibles. Choisissez un espace à proximité du lieu d’habitation de vos collaborateurs pour limiter l’impact carbone et optez pour un moyen de transport collectif. Sélectionnez un lieu RSE qui pratique une politique de recyclage des déchets, de faible consommation ou d’utilisation de matériaux naturels ou recyclables. Pensez à un traiteur bio et local et enfin sensibilisez vos collaborateurs avec un team building RSE, la nouveauté en pleine croissance.
Comment évaluer le succès de votre journée d’étude ?
La fin de votre journée d’étude sera un moment propice pour récolter à chaud par oral ou par écrit les premiers feedbacks spontanés de vos équipes sur l’organisation et le contenu ( points forts, meilleurs moments, points à améliorer). Vous pouvez compléter par un questionnaire de satisfaction post évènement que vous adresserez par mail. Il existe aussi des applications événementielles pour mesurer vos KPI, récolter des feedbacks et interagir avec les participants avant, pendant et après votre évènement. Quel que soit l’outil utilisé, l’important est de connaître les axes d’amélioration pour optimiser les journées d’étude futures.
Il est temps de passer à l'action !
